Digitalisierung von Papierakten

[ppc33]

Hallo,
hat jemand Erfahrungswerte und Tipps zum Digitalisieren von Papierakten in einer Praxis. Wir haben geschätzt ca. 4000, vielleicht auch 5000 Papierakten, immer in der Mitte mehr oder weniger sauber gefaltet, im Mittel wohl 30-50 Seiten, gelegentlich doppelseitig bedruckt, manchmal mit Eselsohren. Welcher Scanner, Zeitaufwand, Kosten, Sonstiges? Es liegen alle externen Befunde drin, aber keine Arztdokumentation.
Der Altkollege arbeite damit seit mehr als zwanzig Jahren und wird uns die vererben, sieht also keine Notwendigkeit dazu wie wir Jungärzte in der Praxis.
Danke.

[nystagmus]

Hallo,
hat jemand Erfahrungswerte und Tipps zum Digitalisieren von Papierakten in einer Praxis. Wir haben geschätzt ca. 4000, vielleicht auch 5000 Papierakten, immer in der Mitte mehr oder weniger sauber gefaltet, im Mittel wohl 30-50 Seiten, gelegentlich doppelseitig bedruckt, manchmal mit Eselsohren. Welcher Scanner, Zeitaufwand, Kosten, Sonstiges? Es liegen alle externen Befunde drin, aber keine Arztdokumentation.
Der Altkollege arbeite damit seit mehr als zwanzig Jahren und wird uns die vererben, sieht also keine Notwendigkeit dazu wie wir Jungärzte in der Praxis.
Danke.


Ich würde diese Tätigkeit lieber auslagern, "gehört" Preisen zwischen 10.000 und 15.000 Euro für die Digitalisierung.

Alternativ die Mitarbeiter für diese Tätigkeit freistellen. Ich würde sie für diese undankbare Aufgabe sehr verwöhnen (Gleitzeit, Essen und Trinken bestellen, großzügige Pausen, übertarifliche Bezahlung sogar mit Provision pro abgeschlossener Akte, Mitarbeiter rotieren lassen etc.)

Wenn man es selbst machen will, soll der Epson WorkForce ES-580W gut sein. Es handelt sich um ein reines Scangerät ohne Druckfunktion.

Je nach Inhalt können Dokumente, die meist älter als 10 Jahre sind, vernichtet werden, da die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Es sind dann Paar Scanvorgänge weniger fällig.

[freestyler]

Hallo,
hat jemand Erfahrungswerte und Tipps zum Digitalisieren von Papierakten in einer Praxis. Wir haben geschätzt ca. 4000, vielleicht auch 5000 Papierakten, immer in der Mitte mehr oder weniger sauber gefaltet, im Mittel wohl 30-50 Seiten, gelegentlich doppelseitig bedruckt, manchmal mit Eselsohren. Welcher Scanner, Zeitaufwand, Kosten, Sonstiges? Es liegen alle externen Befunde drin, aber keine Arztdokumentation.
Der Altkollege arbeite damit seit mehr als zwanzig Jahren und wird uns die vererben, sieht also keine Notwendigkeit dazu wie wir Jungärzte in der Praxis.
Danke.

Wir sind auch seit 3 Jahren dabei. Immer wenn etwas Zeit ist. Mittlerweile sind wir bei E angekommen im Alphabet. Es dauert ewig. Wenn es noch geschriebene Sachen sind welche jünger als 10 Jahre sind, müssen diese sogar noch aufbewahrt werden bis zu diesem Alter.
Wir haben Scansnap 1500 Scanner. Sind super. 2sec pro Seite ca. Und man kann bestimmt 20-30 Seiten einlegen.

[anignu]

Hatte schon mehrere Dokumentenscanner und kann folgendes sagen: Plustek ist eher so für gelegentliche Heimanwender, Canon bissl besser und Fujitsu (inzwischen von Ricoh gekauft) hat seit Jahrzehnten die größte Auswahl und die stabilsten Dokumentenscanner.
Diese Scansnap-Serie fand ich auch immer eher Richtung Home-Office. Wenn es echt schnell sein soll kommt man zur fi-Serie die z.B. mit dem fi-8170 70 Blätter pro Minute (= 140 Seiten duplex) oder mit anderen Modellen noch mehr schafft. Extrem wichtig ist dann dass der Anschluss am PC passt. Wenn der Anschluss am PC (USB oder LAN) die Datenmenge nicht schafft wird der Scanner ausgebremst und plötzlich sehr langsam und dann macht es keinen Spaß mehr.
Bei großen Papiermengen lohnt es sich Isopropanol zu kaufen (falls man den nicht eh schon hat) um die Rollen gelegentlich sauber zu machen. Die Verdrecken doch immer wieder mal.

[annekii]

Wir haben auch digital nach Übernahme umgestellt und das Akteneinlesen sukzessive gemacht, immer die Akten der Pat., die wir aktuell gesehen haben, gelesen, ein paar Dinge der handschriftlichen Eintragungen zusammengefasst und Größen/Gewichte (Päd-Praxis) und Impfungen übertragen, dann eingescannt. Das waren in der ersten Jahren viele, dann immer weniger. Immer mal haben dann die MFAs durchgeschaut, welche Pat. noch im Schrank sind, die schon im PC angelegt sind und wir haben das wieder gemacht. Jetzt nach 10 Jahren ist es sehr selten geworden. Wir warten nun auf 10 Jahre nach Volljährigkeit, um sie dann zu vernichten.

Mittlerweile haben wir einen tollen Scanner von Canon, der sehr schnell viele Seiten schafft. Vorher hatten wir ein Gerät, das Fax, Scan und Kopierer in einem war, das war viel langsamer und man musste oft kontrollieren, ob alles gescannt ist.

[anignu]

Vorher hatten wir ein Gerät, das Fax, Scan und Kopierer in einem war, das war viel langsamer und man musste oft kontrollieren, ob alles gescannt ist.
Von sowas bin ich ganz weg!
Ich hatte mal ein ultimatives Gerät von Samsung: Falb-Laser-Kopier-Fax-Gerät mit LAN-Anbindung. Der hat sich den Spaß erlaubt alle kurzen Zeiten einen Toner-Testlauf zu machen und nach zwei Jahren oder so waren sämtliche Farb-Toner komplett leer obwohl ich nicht mal 10 farbige Seiten ausgedruckt hab. Gleich weg damit.

Inzwischen hab ich wieder alles komplett getrennt:
- Kyocera Laserdrucker nur mit schwarzem Toner -> bei ebay gebraucht incl. Toner billiger als ein neuer Toner kosten würde und nach mehreren tausend Seiten immer noch nicht leer.
- Flachbettscanner -> den brauch ich ultraselten. Nicht mal eine handvoll Male im Jahr. Wird dafür extra angeschlossen. Hatte da schon die wildesten Exemplare von Plustek getestet, Buchscanner mit Glas bis zum Rand, mit großem Einzugscanner etc. Inzwischen hab ich einen kleinen.
- einen Canon DR-C125 -> den nutz ich manchmal und vermisse meinen Fujitsu mit denen ich echt viel gescannt hab. Der Canon ist viel sensibler und langsamer als der alte Fujitsu der treibermäßig nicht mehr unterstützt wird. Der Canon braucht viel mehr Liebe mit denen man die Seiten einlegt und man muss auch mal nachhelfen, dem Fujitsu hat man die Sachen reingerotzt und der hat kraftvoll alles durchgezogen. Wer beide Hersteller hat soll einfach mal die Rollen anfassen. Dann versteht ihr was ich meine. In der Arbeit haben wir Fujitsu und ein Freund hat den ix500. Würde ich mehr scannen würd ich mir wieder einen Fujitsu kaufen.

[Reflex]

Wir haben zwei studentische Hilfskräfte auf Minijobbasis, die seit einem Jahr wie die wilde Wutz scannen. Wenn alles gut läuft, sind wir Ende des Jahres komplett Papier frei. Die Frage ist ja wie dezidiert man scannt. Man kann alles akribisch zu ordnen, aber dann dauert es natürlich noch einmal länger, als wenn man es in ein pdf ins PVS zieht. Alles was an Akten älter als 10 Jahre ist, wurde aber bei uns schon immer gescannt und dann vernichtet. Von daher hatten wir beim Start auch keine „Altlasten“.